Office Assistant

Poste basé au Luxembourg

Notre client, une entreprise solide et internationale opérant dans le secteur de la santé et des technologies médicales, renforce actuellement son équipe support administratif et recherche un.e Assistant.e Administrative proactif.ve et organisé.e pour rejoindre son bureau au Luxembourg.

Vos missions :

Rattaché.e à la Responsable Administrative, vous jouerez un rôle central dans le bon fonctionnement du bureau et le support des équipes.

Vos responsabilités principales incluront :

• Gérer le fonctionnement quotidien du bureau et maintenir un environnement de travail agréable et efficace.

• Préparer, mettre en forme et garantir la qualité des documents clés : rapports, courriers, présentations, documents officiels (y compris légalisation).

• Développer et maintenir des systèmes d’archivage numériques et papier.

• Assister la Direction Financière dans la relecture, la mise en forme et la finalisation de documents confidentiels.

• Organiser les déplacements professionnels, réunions internes/externes et visites (logistique, salles, accès, agendas, comptes rendus, etc.).

• Suivre les deadlines, livrables et étapes clés des projets internes.

• Gérer les fournitures de bureau et assurer la liaison avec les prestataires, fournisseurs et services généraux.

• Participer aux tâches d’accueil (appels, visiteurs, courrier entrant et sortant).

• Contribuer à une bonne communication interne et à un climat de travail positif.

Votre profil :

• Formation secondaire avec certification, avec au moins 2 ans d’expérience dans une fonction similaire.

• Excellente maîtrise des outils bureautiques, en particulier Word et PowerPoint ; Google Workspace est un atout.

• Sens de l’organisation, autonomie, proactivité, sens du service, confidentialité et capacité à prioriser.

• À l’aise dans un environnement dynamique, rapide et multitâche.

• Excellentes compétences interpersonnelles et rédactionnelles.

• Maîtrise courante du français et de l’anglais. La connaissance d’autres langues européennes est un plus.

Ce que l’entreprise offre :

• Un environnement international et multiculturel

• Une entreprise solide, moderne et en pleine croissance

• Une présence sur site à 100%, favorisant le travail d’équipe et la collaboration directe avec les collègues

• Un poste polyvalent, visible et central dans la vie du bureau

• Une ambiance de travail saine, collaborative et bienveillante